Das Tabellenlayout, das sich wirklich übernehmen lässt
Viele Sitzplan-Vorlagen im Netz sind hübsche Raster, die sich später kaum in ein Programm übertragen lassen, weil die Namen über verbundene Zellen verteilt sind. Wenn du am Ende digital planen willst, führe deine Liste in einer einzigen Spalte. Nur dieses Format lässt sich sauber einfügen.
Ein Gast pro Zeile in Spalte A. Spalte B für Seite oder Gruppe, Spalte C für Notizen, aber Spalte A enthält nur den Namen. Wenn du so weit bist, markierst du Spalte A, kopierst sie und fügst sie in das Feld Gästeliste einfügen im Sitzplaner ein. Zeilenumbrüche werden automatisch erkannt, hundert Namen sind also ein einziges Einfügen. Das funktioniert mit Excel, Google Tabellen und Numbers.
- Spalte A — Name, genau so, wie er auf dem gedruckten Plan stehen soll. „Tante Jo“ hilft am Abend mehr als „Johanna Weißberg“.
- Spalte B — Seite oder Gruppe: Familie der Braut, Familie des Bräutigams, Arbeit, Schule. Hilfreich zum Sortieren vor dem Einfügen.
- Spalte C — Notizen: Unverträglichkeiten, Barrierefreiheit, mit wem jemand kommt.
- Spalte D — Nicht neben: der Name einer Person, von der jemand ferngehalten werden soll. Im Planer legst du das später als Getrennt-Regel an (Event Pass), aber wer es vorher aufschreibt, vergisst kein Paar.
Vorlage zum Ausdrucken
Für eine Papiervorlage legst du im Sitzplaner die Zahl der Tische und Plätze fest, bevor du Namen einträgst, und wählst Drucken / Als PDF speichern. Du bekommst eine Karte pro Tisch mit der Tischnummer, auf der du die Namen von Hand eintragen kannst. So passt die Vorlage genau zu deiner Location, egal ob runde Tische, lange Tafel oder Gruppentische im Klassenzimmer.
Für den ersten Entwurf ist Papier oft wirklich besser. Namen mit Bleistift eintragen, während du es mit deinem Partner oder einer Kollegin besprichst, geht schneller als klicken und bringt heikle Paarungen früh ans Licht. Spätestens bei der dritten Überarbeitung, wenn eine verschobene Person eine halbe Seite Radiergummi bedeutet, lohnt sich der Wechsel in den Planer.
Was auf den fertigen Sitzplan gehört
Halte die endgültige Fassung schlicht und gut lesbar: Name der Feier oben, Tischnummer, darunter die Namen in gut lesbarer Größe. Verzichte auf verschnörkelte Schriften in der Fassung für Location und Catering, denn die lesen sie im Servicegang und nicht zur Bewunderung. Die dekorative Version gehört an die Stellwand am Eingang, die schlichte an alle, die damit arbeiten müssen.
Die fertige Tischordnung erstellst du am einfachsten im Sitzplan für die Hochzeit oder im Sitzplan für die Klasse.