Qué hace realmente este generador de seating plan
Un plano de mesas indica en qué mesa se sienta cada invitado. Casi todo el mundo empieza con una hoja de cálculo y la abandona alrededor de la cuarta versión, porque una hoja de cálculo no puede avisarte de que acabas de poner en la misma mesa a dos personas que llevan tres años sin hablarse. Esta herramienta existe justamente para esa parte.
Pegas los nombres, indicas cuántas mesas hay y cuántas plazas tiene cada una, y después vas colocando a la gente. Hay dos formas de hacerlo: arrastrar un nombre hasta una mesa, o tocar el nombre y luego tocar la mesa, que es lo que querrás en el móvil. Cada mesa muestra cuánto le queda libre, así que descubres que te faltan dos plazas antes de imprimir y no después.
Lo que la diferencia de la mayoría de herramientas gratuitas es la lista de separaciones. Eliges a dos personas, pulsas Mantenerlos separados y a partir de ese momento se trata como una regla estricta. La organización automática nunca las pondrá en la misma mesa y, si las juntas tú a mano, la mesa se marca en rojo indicando exactamente qué pareja ha causado el problema. Nada se ignora en silencio.
Cómo montar tu plano en cinco minutos
- Pega la lista. Un nombre por línea. Si los tienes en una columna de una hoja de cálculo, selecciónala, copia y pega directamente: los saltos de línea, las comas y los puntos y coma se procesan solos.
- Define las mesas. Indica cuántas mesas hay en el sitio y cuántas plazas caben en cada una. Ocho por mesa redonda es lo habitual; las mesas alargadas suelen ser de diez o doce.
- Añade las reglas que ya conoces. Padres divorciados, un ex que está invitado, el tío que discute de política. Añade cada pareja antes de empezar a colocar, no después.
- Pulsa organizar automáticamente. Sienta primero a las personas con más restricciones y después reparte al resto. A quien no pueda colocar sin romper una regla lo deja sin asignar en lugar de forzarlo.
- Ajusta a mano y luego imprime. La organización automática te da un punto de partida válido; tú sigues sabiendo cosas que la herramienta no sabe.
Por qué a veces queda gente sin asignar
Si alguien acaba en la zona de sin asignar, es porque no había ninguna mesa con plaza libre que no rompiera una de tus reglas de separación. No es un fallo: es la herramienta negándose a hacer justo lo que le pediste que no hiciera. Normalmente significa una de tres cosas: necesitas otra mesa, has puesto demasiadas reglas incompatibles para el número de mesas que tienes, o una persona está enfrentada con tantos invitados que necesita una mesa pensada a su alrededor.
La solución suele ser añadir una mesa, subir una plaza por mesa o revisar si alguna regla que añadiste por precaución es realmente necesaria. El contador que aparece bajo la configuración compara la capacidad total con el tamaño de la lista, así que sabrás al instante si el problema es de aritmética o de colocación.
Tu lista de invitados no sale de tu dispositivo
Todo funciona dentro del navegador. La lista, la distribución de mesas y las reglas se guardan en el almacenamiento local de tu propio navegador, así que puedes cerrar la pestaña y volver más tarde al mismo plano. No se sube nada, no hay cuenta y no existe una copia de tu lista en ningún servidor. La contrapartida es que el plano vive en el dispositivo donde lo creaste: si cambias de ordenador, empiezas de cero, así que guarda un PDF cuando lo tengas terminado.
Qué versión de la herramienta te conviene
Esta página es la versión general y sirve para cualquier evento con mesas. También hay versiones adaptadas: el seating plan de boda usa terminología de boda y parte de mesas redondas de ocho, la de los sitios de clase cambia las mesas por grupos de pupitres, y el generador de grupos aleatorios sirve cuando quieres barajar de nuevo. Todas comparten el mismo motor.