Empieza por las reglas, no por las mesas
Casi todas las parejas montan el plano igual: dibujan las mesas, empiezan a rellenarlas desde el principio de la lista y a mitad de camino descubren que hay que rehacer una sección entera por culpa de una combinación. Es más rápido trabajar al revés. Antes de sentar a nadie, anota todas las parejas de personas que de verdad no pueden compartir mesa, añádelas a la lista de separaciones y solo entonces empieza a colocar. Los casos incómodos son los que condicionan todo el plano, así que deberían ser lo primero que la herramienta conozca.
Cuando pulsas organizar automáticamente, la herramienta sienta a propósito primero a las personas con más restricciones y va ampliando desde ahí. Ese orden importa: si colocas primero a los invitados fáciles, sueles llenar las mesas flexibles y te quedas sin sitio para la combinación difícil.
Padres divorciados: el caso que rompe casi todos los planos
Busca en cualquier foro de bodas y encontrarás la misma pregunta una y otra vez, muchas veces de parejas en las que ambos progenitores están divorciados y algunos han vuelto a casarse. Es el problema de mesas más habitual y casi nunca va de plazas: va de estatus.
El enfoque práctico que adoptan casi todos los organizadores es dar a cada progenitor su propia mesa, donde ejerce de anfitrión de su parte de la familia, en lugar de intentar juntarlos en una única mesa de padres. Igual de importante es que ninguna de las dos mesas parezca de segunda. Si un progenitor queda junto a la mesa presidencial y el otro tres filas atrás, esa diferencia se nota y se recuerda, sea cual sea tu intención. Al distribuir las mesas, mantén las dos mesas de padres a una distancia parecida de la presidencial y procura darles vecinos comparables.
Si asiste una nueva pareja, siéntala con el progenitor con quien ha venido. Separarlos para evitar situaciones incómodas suele generar más incomodidad, no menos. Y si dos progenitores realmente no se hablan, añádelos a la lista de separaciones en lugar de confiar en acordarte de madrugada mientras mueves tarjetas de sitio.
Cuántas mesas vas a necesitar
- Una mesa redonda de 150 cm se monta normalmente para ocho y admite diez si se aprieta el montaje. Diez está bien con gente joven y resulta justo en una cena formal.
- Las mesas alargadas suelen ser de diez a doce, pero quien queda en los extremos solo conversa con cuatro personas, así que van mejor para grupos familiares que para mesas mixtas.
- Deja el margen de una mesa. Siempre aparecen confirmaciones tardías, un acompañante que se te había olvidado y algún proveedor al que hay que dar de comer.
- El contador de capacidad compara las plazas con el tamaño de tu lista, así que verás el déficit al momento y no al imprimir.
Cuando la organización automática no puede sentar a alguien
Si un invitado se queda sin asignar es porque no había ninguna mesa con plaza libre que no rompiera una de tus reglas. La herramienta no anula en silencio una regla que tú has puesto, porque el motivo de ponerla era precisamente que las consecuencias importan. Añade una mesa, añade una plaza por mesa, o vuelve a mirar si alguna de tus reglas es un impedimento real o solo una preferencia que añadiste por prudencia.
Impresión y tarjetas de sitio
Pulsa Imprimir / Guardar PDF y elige 'Guardar como PDF' en el diálogo del navegador. La hoja impresa elimina todos los botones y te da una lista limpia mesa por mesa con el nombre del evento arriba, que es el formato que te pedirán el sitio del evento y el catering. Imprime una copia para el local y otra para quien dirija a los invitados. Si prefieres empezar en papel, tienes plantillas de seating plan para imprimir.