El formato de hoja de cálculo que sí se importa
La mayoría de plantillas que se encuentran por internet son cuadrículas bonitas imposibles de pasar después a un programa, porque los nombres quedan repartidos entre celdas combinadas. Si tu intención es acabar en una herramienta digital, mantén la lista en una sola columna. Es el único formato que se pega limpio.
Pon un invitado por fila en la columna A. Usa la columna B para su grupo o parte de la familia y la columna C para notas, pero deja la columna A únicamente con el nombre. Cuando lo tengas, selecciona la columna A, copia y pega en el cuadro de lista de cualquiera de las páginas de la herramienta: los saltos de línea se procesan solos, así que cien nombres son un solo pegado.
- Columna A — Nombre. Tal como quieres que aparezca en el plano impreso. 'Tía Jose' funciona mejor esa noche que 'Josefa Martínez'.
- Columna B — Grupo o parte. Novia, novio, trabajo, universidad. Útil para ordenar antes de pegar.
- Columna C — Notas. Alergias, movilidad, con quién viene.
- Columna D — No sentar con. El nombre de quien deba mantenerse alejado. Volverás a introducirlo como regla de separación en la herramienta, pero escribirlo antes evita que se te olvide alguno.
¿Plantilla impresa o programa?
Para la primera pasada, una plantilla impresa es sinceramente mejor. Escribir nombres a lápiz mientras lo comentas con tu pareja o con un compañero es más rápido que hacer clics, y saca a la luz las combinaciones incómodas desde el principio. El papel deja de ayudar en la tercera revisión, cuando mover a una persona implica borrar media página.
Ese es el momento de pasar al generador de seating plan. Pega la columna de nombres, define las mesas, añade las parejas que descubriste trabajando en papel y deja que la organización automática rehaga el plano cada vez que algo cambie.
Qué debe llevar el plano impreso
Que la versión final sea aburrida y legible. Nombre del evento arriba, número de mesa y debajo los nombres a un tamaño que se lea. No pongas tipografías decorativas en la copia que va al sitio del evento y al catering: la leen en un pasillo de servicio, no la están admirando. Guarda la versión bonita para el cartel de la entrada y da la sencilla a todo el que tenga que trabajar con ella.